Van reactief naar proactief beheer bij het Nederlands Centrum Jeugdgezondheid (NCJ)

Het Nederlands Centrum Jeugdgezondheid (NCJ) beheert een maatschappelijk relevant platform dat dagelijks wordt gebruikt door professionals in de jeugdgezondheidszorg (JGZ) en NCJ-onderzoekers. Betrouwbaarheid, security en een zorgvuldige omgang met privacygevoelige data zijn daarbij vanzelfsprekend essentieel. Tegelijkertijd hecht het NCJ veel waarde aan een prettige samenwerking met haar partners waarbij korte lijnen, makkelijk contact en een planmatige manier van samenwerken belangrijk zijn.

Toen de samenwerking met de bestaande beheerpartner niet langer aansloot bij de samenwerkingswensen ging het NCJ op zoek naar een partij die verder kijkt dan alleen technisch beheer en samenwerking belangrijk vindt. Transparantie, eigenaarschap en persoonlijke aandacht stonden centraal in die zoektocht. Via een uitgebreid RFI‑ en RFP‑traject kwam Bizure naar voren als de partner voor het beheer en de doorontwikkeling van het NCJ Platform en datameer.

Uitdaging & resultaat

1. Gebrek aan snelheid, kwaliteit en kosteninzicht

Het NCJ was in de oude situatie niet tevreden over de manier waarop het beheer van het platform en het datameer (data warehouse en data lake) werd uitgevoerd. Incidenten en changes werden niet consistent opgepakt en inzicht in kosten, zoals Azure-consumptie, ontbrak. Hierdoor was het lastig om te sturen op kwaliteit en budget.

Bizure bracht direct structuur en grip terug door hun eXperience Level Agreement (XLA)‑beheer te introduceren. Deze proactieve vorm van beheer geeft het NCJ continu inzicht in prestaties, kosten en verbeterpunten. Rapportages worden tijdig opgesteld, voorafgaand aan het maandelijkse overleg gedeeld en samen inhoudelijk besproken. Hierdoor zijn verrassingen verleden tijd en kan het NCJ gericht sturen op basis van feiten. Het beheer is daarmee verschoven van reactief incidentmanagement naar een voorspelbare aanpak met duidelijke stuurinformatie en maandelijkse verbetercycli.

‘’Proactief wordt gekeken waar verbeteringen kunnen plaatsvinden die voor het NCJ positief zijn. Hierdoor is er niet alleen een optimalisatie van de inrichting van het platform, maar zijn ook de structurele kosten behoorlijk afgenomen.’’ -  Tanja Geerdes-Maas, adviseur en functionaris gegevensbescherming NCJ

2. Een platform met hoge privacy-eisen

Het NCJ platform verwerkt grote hoeveelheden privacygevoelige data, onder andere afkomstig uit onderzoeken en peilingen die worden ingevuld door ouders, leraren en professionals, maar ook uit applicaties die het primaire proces van de jeugdzorgrofessionals ondersteunen in hun dagelijks werk. Security en compliance zijn daarmee geen randvoorwaarden, maar fundamentele vereisten voor het functioneren van het platform.

Een van de eerste stappen in de samenwerking was het volledig up‑to‑date brengen van alle Microsoft‑componenten, zodat deze weer binnen de ondersteunende kaders vielen en voorzien werden van security‑patches. Daarmee werd een veilige en toekomstbestendige basis gelegd voor het NCJ Platform.

3. Inconsistentie in beheer en werkwijze

Bij de overname van het beheer werd duidelijk dat eerdere keuzes en werkwijzen niet overal consistent waren doorgevoerd en deels niet meer aansloten op de gewenste manier van werken. Dit zorgde voor technische afwijkingen en onduidelijkheid in processen.

Na de overname, in de zomer van 2025, bracht Bizure structuur en voorspelbaarheid terug in het beheer. Het voortbrengingsproces werd ingericht en pipelines zijn verbeterd en verder geautomatiseerd. Dit leidde tot hogere kwaliteit, minder handmatige handelingen en beter voorspelbaar beheer. Voor het NCJ betekent dit merkbaar minder escalaties, meer rust in het team en meer vertrouwen richting bestuur en stakeholders, doordat voortgang en risico’s aantoonbaar onder controle zijn.

Value unlocked:

• ‍XLA‑score van 6,7/7, met maandelijkse sturing en concrete opvolging‍
• Volledig inzicht in Azure‑kosten, inclusief aantoonbare optimalisaties met besparingen in de eerste 6 maanden van bijna 10%‍
• Alle Microsoft‑componenten up‑to‑date, binnen ondersteunde en veilige kaders‍
• Voorspelbaar beheer door vaste werkwijze en geautomatiseerde pipelines‍
• Minder escalaties en meer rust, met aantoonbare grip richting bestuur en stakeholders

De aanpak

Van RFI tot partnership

De samenwerking startte met een uitgebreide RFI, waarin Bizure, zowel commercieel als technisch, helder uiteenzette wat wel en niet mogelijk was, inclusief concreet advies. Dit werd uitgewerkt in een RFP en uiteindelijk een tekenbare overeenkomst. Voor het NCJ waren de persoonlijke aandacht en het gevoel “geen nummer te zijn” doorslaggevend in de keuze voor Bizure.

Onboarding en overname beheer

Na akkoord volgde een zorgvuldig onboardingstraject. Door de vakantieperiode en daarmee       beperkte beschikbaarheid van de bestaande beheerpartner is in overleg besloten het beheer versneld over te nemen. Hierdoor kon het NCJ sneller stappen zetten richting de gewenste situatie en geleidelijk afscheid nemen van de oude werkwijze.

‘’De start was niet ideaal, maar jullie spraken het vertrouwen uit dat jullie het beheer konden overnemen, gaven hier ook een motivatie bij en dat zorgde voor vertrouwen bij ons.

Jullie hadden vooraf een planning gemaakt inclusief een kostenplaatje en daar zijn jullie niet vanaf geweken. Ook dat gaf veel vertrouwen.’’ - Tanja Geerdes-Maas, adviseur en functionarisgegevensbescherming NCJ

XLA als stuurinstrument

Sinds de zomer van 2025 werkt het NCJ met de maandelijkse Bizure XLA‑rapportages. Deze sturen op zes pijlers: Security, Cost Management, Quality, Resiliency, Partnership en No Hassle. Tijdens het maandelijkse overleg worden de scores toegelicht en besproken. Scores lager dan een vijf leiden altijd tot actie vanuit Bizure, met concrete verbetermaatregelen en duidelijke opvolging.

‘’Een eXperience Level Agreement is niet gebruikelijk in de IT-wereld, maar sluit goed aan bij de samenwerking die we zochten. Het contact is laagdrempelig en reacties op tickets, telefoontjes en mails zijn snel. Afspraken worden nagekomen en er wordt transparant gehandeld. Feedback wordt serieus genomen en daar wordt ook echt naar gehandeld.’’ - Tanja Geerdes-Maas, adviseur en functionaris gegevensbescherming NCJ

Trusted Advisory Service

Naast het operationele beheer maakt het NCJ gebruik van de Trusted Advisory Service. Met een vaste adviseur die acht uur per week voor het NCJ beschikbaar is om te sparren over keuzes, prioriteiten en verbeteringen, ontstaat continuïteit en vertrouwen in de samenwerking. Na een eerste focus op de security van de gebruikte Microsoft‑componenten, ligt de nadruk nu op de verdere optimalisatie en rationalisatie van het platform.

Samenwerken op basis van vertrouwen

Het NCJ ervaart de samenwerking als open en transparant. Rapportages worden vooraf gedeeld en zorgvuldig doorgenomen, vragen worden actief gesteld en scores worden bewust en onderbouwd besproken. Ook wanneer een onderdeel lager scoort, wordt dit gezien als een startpunt voor verbetering in plaats van als een knelpunt.

De maandelijkse evaluaties zorgen ervoor dat het NCJ telkens opnieuw vertrouwen ervaart in de voortgang en de betrokkenheid van Bizure.

‘’Op papier zijn wij jullie opdrachtgever, maar in de praktijk voelt dit niet zo. Wij voelen gelijkwaardigheid en dat komt door de manier waarop we samenwerken. Jullie handelen in ons belang en dat zien we ook terug als we een gezamenlijk gesprek hebben met een derde partij erbij. Uiteraard nemen wij de besluiten, maar we hechten waarde aan jullie input als samenwerkingspartner.’’ – Tanja Geerdes-Maas, adviseur en functionaris gegevensbescherming NCJ

Plan een kennismaking

Benieuwd wat XLA-beheer en de Trusted Advisory Service- voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee.